科研經費，是支撐科技創新的“血液”，是連接科研構想與實際成果的“橋梁”。對于高校及科研機構而，能否管好、用好每一筆經費，直接關系到科研項目的推進效率、成果質量，更影響著科研工作者的創新積極性。作為統籌科研工作的核心部門，科發院始終將“加強科研經費管理”擺在重要位置，圍繞政府計劃項目、橫向科技項目兩大核心場景，構建起“事前精準指導、事中動態跟蹤、事后科學把控”的全流程管理體系，用專業服務為科研工作者掃清經費管理的障礙，讓經費真正成為推動創新的“助推器”而非“絆腳石”。
16.1政府計劃項目經費：全周期協同，把好“預算-使用-進度”三道關
政府計劃項目（如國家自然科學基金、國家重點研發計劃、省科技攻關計劃、市重點研發項目等）是科研經費的重要來源，這類項目往往對經費預算的合理性、使用的規范性要求極高，預算編制偏差過大，可能導致項目申報直接落選；立項后經費使用“跑偏”或進度滯后，又可能影響項目驗收，甚至面臨經費收回的風險。針對這一痛點，科發院打破“單打獨斗”的傳統模式，聯合財務處構建“業務+財務”雙協同機制，從預算編制到經費使用，全程為科研工作者提供“手把手”指導，將管理服務嵌入項目推進的每一個關鍵節點。
16.1.1預算編制：多方聯動，讓“紙上數字”貼合科研實際
“以前申報政府項目，最頭疼的就是經費預算，設備費該報多少？差旅費有沒有上限？間接費用怎么分攤？對著申報指南翻來覆去算，還是怕出問題。現在好了，科發院提前對接財務處，專門給我們開輔導會，還有會計一對一幫忙核對，心里踏實多了。”說起預算編制的變化，生命科學學院的張教授深有感觸。他口中的“變化”，正是科發院針對政府計劃項目預算管理推出的“前置協同服務”。
每年政府項目申報啟動前1-2個月，科發院各業務科室便會提前梳理申報通知，針對不同類別項目（如基礎研究類、應用研究類、成果轉化類）的預算要求，分類整理《經費預算編制指南》，明確設備購置、材料采購、差旅費、會議費、間接費用等各項支出的比例限制、證明材料要求。更關鍵的是，科室會主動對接財務處，篩選經驗豐富的專職會計組建“預算輔導小組”，通過“集中培訓+一對一輔導”的方式，為科研工作者提供精準服務。
集中培訓環節，科發院會邀請財務處會計結合往年申報案例，拆解預算編制的“雷區”，比如基礎研究項目中，設備費若占比過高（超過直接費用的50%）且未說明必要性，易被評審專家質疑“重設備輕研究”；應用研究項目中，差旅費若未與研究內容掛鉤（如頻繁前往與項目無關的城市），可能被判定為“不合理支出”。會計還會現場演示預算表格的填寫規范，比如如何區分“直接費用”與“間接費用”，如何填寫“設備購置清單”（需注明設備型號、單價、用途，避免與學校現有設備重復）。
而對于預算編制難度較大的重點項目（如國家級重大項目、跨學科聯合項目），科發院會安排業務專員與財務會計“組隊”，上門與科研團隊溝通。以2024年省科技攻關計劃“新型儲能材料研發”項目為例，材料學院李教授團隊在編制預算時，對“中試試驗費”的分攤方式存在疑問，項目涉及3個子課題，中試設備由團隊共享，費用若按子課題人數分攤，可能不符合申報要求。科發院項目專員王璐得知后，立即聯系財務處負責科研經費的劉會計，一起查閱《省科技攻關計劃經費管理辦法》，并參考同類立項項目的預算方案，最終建議按“子課題實際使用設備時長”分攤費用，同時補充設備使用計劃表作為佐證。這一調整不僅符合申報要求，還為團隊節省了近10萬元的不必要預算，最終項目成功立項。
“預算編制不是‘拍腦袋湊數字’，而是要讓每一筆錢都‘師出有名’，既符合政策要求，又貼合科研實際。”科發院副院長陳明表示，通過這種“科發院搭臺、財務處唱戲、科研團隊參與”的協同模式，近三年我院政府計劃項目預算編制通過率提升了23%，因預算不合理被駁回的申報項目數量下降了40%，真正讓科研工作者把精力從“算錢”轉移到“做研究”上。
16.1.2立項跟蹤：動態監測，讓經費使用“透明可控”
項目成功立項，只是科研工作的“第一步”；如何確保經費按預算、按進度使用，避免“錢躺在賬戶里睡大覺”或“超支預警”，是經費管理的另一大重點。對此，科發院與財務處建立了“月度統計、季度通報、半年核查”的動態跟蹤機制，用數據化手段打通經費流轉的“脈絡”。
每月5日前，財務處會將各政府項目的經費使用數據（如設備費已支出金額、差旅費報銷進度、間接費用計提情況）同步至科發院，各業務科室會根據項目申報時的預算表，對比實際支出與計劃支出的偏差，若某項目“設備費”實際支出僅為計劃的30%，且已過項目實施期的50%，則會被標記為“重點關注對象”；若“差旅費”支出超出計劃10%以上，則會核查是否存在超標準報銷（如超標住宿、非項目相關差旅）。
季度末，科發院會在科研內網發布《政府計劃項目經費使用情況通報》，詳細列出每個項目的“經費使用率”（實際支出預算總額x100%）、“各科目支出占比”“存在問題”，并附上業務科室聯系人電話。這種“公開透明”的方式，既讓科研團隊清晰了解自身經費使用情況，也便于學院和科發院及時介入指導。
2023年第三季度，通報顯示環境工程學院趙教授的“城市污水處理技術優化”項目經費使用率僅為28%，遠低于同期平均水平（55%）。科發院項目專員立即與趙教授溝通，發現問題出在“設備采購”上，項目計劃購置的“水質在線監測儀”因供應商產能不足，交貨時間延遲了3個月，導致相關實驗無法開展，經費無法支出。了解情況后，科發院一方面協助趙教授與供應商協商加快生產，另一方面建議調整經費使用計劃，將原本用于設備采購的部分經費，先投入到“污水處理劑配方優化”的前期實驗中，避免經費閑置。同時，專員還與財務處溝通，為項目辦理了“設備采購延期支出備案”，確保后續設備到貨后能正常報銷。到第四季度，該項目經費使用率提升至62%，順利趕上計劃進度。
“動態跟蹤不是‘盯梢’，而是‘預警’――通過及時發現問題、解決問題，避免小偏差變成大麻煩。”科發院科研管理科劉科長說，近兩年來，通過這種跟蹤機制，我院政府項目經費平均使用率從68%提升至82%，因經費使用滯后導致的項目延期數量減少了35%，真正實現了“經費跟著項目走，服務跟著需求走”。
16.1.3警方提醒：精準服務，讓“被動整改”變“主動調整”
“李老師，您的國家自然科學基金項目還有3個月到期，目前經費使用率為65%，其中‘實驗材料費’還有15萬元未支出，建議加快采購進度哦～”2024年5月，化工學院的李教授收到了科發院發來的“經費使用提醒短信”，同時附帶了一份《經費使用進度建議表》，詳細列出了剩余經費的優先支出方向。
這種“個性化提醒”，是我們科發院在經費管理中推出的“暖心服務”。針對不同項目的實施周期、預算金額、學科特點，科室會建立“經費使用進度臺賬”，在項目到期前3個月、1個月分別發送“預警提醒”，在到期前15天進行“一對一溝通”，確保科研工作者有充足時間調整使用計劃。
對于經費使用率偏低的項目，科發院會深入分析原因，提供“定制化解決方案”：若因實驗方案調整導致經費無法按計劃支出，會協助團隊修改預算（需報項目主管部門備案）；若因報銷流程不熟悉導致支出滯后，會安排財務會計上門指導報銷操作；若因設備或材料采購周期長，會建議通過“框架協議采購”“緊急采購”等方式加快進度。
材料學院王教授的“高性能陶瓷材料研發”項目曾遇到過“報銷難”問題，項目涉及大量實驗材料采購，供應商提供的發票格式不規范，財務處多次退回，導致經費無法及時支出。科發院得知后，立即安排財務會計與王教授的科研助理對接，指導其規范發票收集流程（如要求供應商標注“項目編號”“材料名稱”），同時協調財務處開通“科研項目報銷綠色通道”，確保符合要求的票據能在3個工作日內完成報銷。最終，該項目在到期前1周完成了所有經費支出，順利通過驗收。
“以前總擔心經費花不完被收回，現在科發院提前提醒、主動幫忙，再也不用‘趕末班車’似的花錢了。”王教授的話，道出了不少科研工作者的心聲。據統計，推行“精準提醒”服務以來，我院政府計劃項目“經費結余超10%”的比例從25%下降至8%，項目驗收通過率提升至98%，真正實現了“經費使用有計劃、項目推進有保障”。